So schützen wir Ihre Daten

Das Wichtigste in Kürze

• Bevor ein KI-Modell Ihre Frage sieht, ersetzt die Software ShinrAI persönliche Angaben, die sie erkennt, durch Platzhalter. Das sind zum Beispiel Namen und Telefonnummern.
• ShinrAI läuft auf Servern, die wir selbst betreiben.
• Die Cloud-Modelle der Anwendung laufen bei Microsoft (Azure OpenAI Service) in der Azure-Region Germany West Central. Unser eigenes Modell «Qwen 3.6» läuft auf Servern der Innovius UG.
• Eine Frage mit einem Hinweis auf eine Notlage beantwortet nur «Qwen» auf unseren eigenen Servern.
• Unser Server speichert keine Gespräche. Ihre Gespräche speichert nur Ihr Browser.
• Die Anwendung schreibt keine Gesprächsinhalte und keine IP-Adressen in ihre Protokolle.
• Unser Reverse-Proxy am Rand des Netzes protokolliert jede Verbindung mit IP-Adresse und Zeitpunkt. Diese Protokolle löschen wir nach spätestens 31 Tagen.

Keine Software erkennt jede persönliche Angabe. Geben Sie deshalb nur an, was für Ihre Frage nötig ist.

Der Weg Ihrer Frage

Über jedem Schritt steht, auf wessen Systemen er läuft.

1. Ihr Gerät

   Ihr Browser sendet die Frage

   Sie schreiben Ihre Frage. Ihr Browser sendet sie über eine verschlüsselte Verbindung an unseren Server. Er sendet auch den bisherigen Verlauf des Gesprächs mit, in der Fassung mit Platzhaltern. Haben Sie einen Ort oder eine Postleitzahl angegeben, sendet Ihr Browser diese Angabe mit.

   Fotos von Briefen liest Ihr Browser selbst aus. Das Foto bleibt auf Ihrem Gerät. An unseren Server geht nur der Text, den Sie absenden.

2. Server der Innovius UG

   Unser Server prüft die Frage

   Unser Server prüft Ihre Frage zuerst in seinem Arbeitsspeicher. Erkennt er Hinweise auf eine Notlage, zeigt die Anwendung sofort Hilfe- und Notrufnummern. Den Teil Ihrer Nachricht mit diesen Hinweisen sendet der Server nicht an das KI-Modell. Das Modell erhält höchstens Ihre eigentliche Frage. Diese Frage beantwortet dann nur unser eigenes KI-Modell «Qwen» auf Servern der Innovius UG. Eine Anfrage mit einem Hinweis auf eine Notlage geht so an keinen externen Anbieter. Gehört die Frage zur Notlage, etwa «Wo bekomme ich heute Nacht Hilfe?», erhält «Qwen» ausserdem den Hinweis, dass es um eine persönliche Krise geht, mit ihrer groben Art, zum Beispiel Gewalt. Ihre Sätze dazu erhält es nicht.

   Erkennt der Server Angaben, die das Datenschutzrecht besonders schützt, ersetzt er sie durch einen allgemeinen Platzhalter, zum Beispiel «[Gesundheitsangabe 1]». Das gilt etwa für Angaben zu Gesundheit, Religion, Herkunft oder sexueller Identität. Einige solche Begriffe bleiben lesbar, weil die Auskunft sie braucht, zum Beispiel eine Schwangerschaft oder ein Kirchenaustritt.

3. Server der Innovius UG

   ShinrAI ersetzt persönliche Angaben

   Dann gibt unser Server den Text an ShinrAI. ShinrAI ist eine Software der Innovius UG. Sie läuft auf Servern, die wir selbst betreiben. ShinrAI ersetzt die persönlichen Angaben, die sie erkennt, durch Platzhalter. Das sind zum Beispiel Namen, Strasse und Hausnummer, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kontonummern und andere Kennnummern.

   Die Platzhalter sehen aus wie echte Angaben, zum Beispiel wie ein anderer Name. Dieselbe Angabe bekommt im ganzen Gespräch denselben Platzhalter. Diesen Schritt nennt man Pseudonymisierung.

   Ort, Postleitzahl, Firmennamen, Datums- und Altersangaben bleiben lesbar. So kann die Anwendung die zuständige Stelle und Ihre Fristen finden. ShinrAI ist so gebaut, dass sie die Texte nicht speichert. Kann ShinrAI den Text nicht prüfen, geht Ihre Frage an kein KI-Modell.

4. Microsoft (Azure) oder Innovius UG

   Ein KI-Modell schreibt die Antwort

   Erst dann sendet unser Server den Text an ein KI-Modell. Das Modell erhält den Text mit den Platzhaltern und den Ort, den Sie angegeben haben. Es erhält keine IP-Adresse und keine Kennung von Ihnen.

   Die Anfrage läuft über das LLM-Gateway der Innovius UG. Das Gateway fordert für jede Anfrage die EU-Route an. Die Cloud-Modelle der Anwendung laufen bei Microsoft (Azure OpenAI Service) in der Azure-Region Germany West Central, in der EU-Datenzone. Vertragspartner ist die Microsoft Ireland Operations Ltd.

   Das Modell wählen Sie in der Anwendung. Voreingestellt ist «Auto» mit «GPT-6 Luna». Bei Microsoft stehen ausserdem «GPT-5.6 Luna» und «GPT-5.4 mini» zur Wahl. Unser eigenes Modell «Qwen 3.6» läuft auf Servern der Innovius UG. Andere Modelle bietet die öffentliche Anwendung nicht an.

5. Öffentliche Quellen

   Öffentliche Quellen liefern aktuelle Angaben

   Für viele Auskünfte nutzt unser Server zuerst eigene Kopien öffentlicher Daten. Dafür fragt er keine Quelle ab. Welche Kopien das sind, steht im Abschnitt «Was wir speichern».

   Sonst fragt unser Server öffentliche Quellen ab, zum Beispiel Verwaltungsportale, Gesetzesdatenbanken und offene Verzeichnisse. Die Quellen erhalten die Angaben, die für die Suche nötig sind, meist einen Suchbegriff und den Ort. Fragen Sie nach einer bestimmten Anschrift, etwa für eine Verbindungssuche, kann eine Quelle auch diese Anschrift erhalten.

   Einige Abfragen enthalten weniger. Für Sitzungstermine eines Gemeinderats lädt unser Server Listen aus dem Ratsinformationssystem der Stadt. Die Anfrage enthält nur die Adresse der Liste und einen Zeitraum. Das Gremium und das Thema Ihrer Frage sucht unser Server selbst in den Listen. Für Kennzahlen zu einer Gemeinde erhält das Portal Wegweiser Kommune der Bertelsmann Stiftung den Namen oder die Kennziffer der Gemeinde. Für 94 Städte und Landkreise liegen diese Kennzahlen schon auf unserem Server. Für eine Suche auf der Website einer Stadt erhält keine Quelle Ihre Suchwörter, denn die Suche läuft in unserer eigenen Kopie.

   Die Quellen sehen die IP-Adresse unseres Servers, nicht Ihre. Bevor das KI-Modell die Antworten der Quellen liest, ersetzt unser Server darin Ihre persönlichen Angaben wieder durch Platzhalter.

6. Ihr Gerät

   Ihr Browser zeigt die Antwort

   Die Antwort des KI-Modells enthält noch die Platzhalter. Ihr Browser setzt Ihre echten Angaben wieder ein und zeigt die Antwort an.

   Welcher Platzhalter für welche Angabe steht, speichert nur Ihr Browser. Er sendet diese Zuordnung mit jeder Frage an unseren Server. Unser Server nutzt sie nur für die laufende Antwort und speichert sie nicht.

Was wir speichern

Auf unseren Servern

• Keine Gespräche, kein Profil und keine Zuordnung der Platzhalter. Unser Server verarbeitet Ihre Frage nur im Arbeitsspeicher, solange er die Antwort erstellt.
• Antworten öffentlicher Quellen hält der Server höchstens 24 Stunden im Arbeitsspeicher, zusammen mit der Suchanfrage an die Quelle. So muss er nicht für jede Frage dieselbe Quelle neu abfragen. Anfragen mit Ihren eigenen Angaben, etwa einer Anschrift für eine Verbindungssuche, hält er höchstens 15 Minuten.
• Dauerhaft speichert der Server nur öffentliche Daten. Die Liste folgt unten.
• Zum Schutz vor Überlastung zählt der Server die Anfragen je Absenderadresse. Den Zähler pro Minute löscht er 10 Minuten nach der letzten Anfrage. Für die Zähler pro Tag speichert er statt der Adresse nur einen daraus berechneten Prüfwert und löscht sie um Mitternacht. Diese Zähler liegen nur im Arbeitsspeicher und enthalten keine Inhalte.

Öffentliche Daten auf unseren Servern

Programme auf unseren Servern laden öffentliche Daten zu festen Zeiten. Sie verarbeiten dabei keine Fragen von Nutzerinnen und Nutzern.

• Jede Nacht: Beschreibungen von Verwaltungsleistungen und Angaben zu Behörden aus dem Portalverbund Online-Gateway (PVOG) von Bund und Ländern. Dazu gehören die öffentlichen Kontaktwege der Behörden, zum Beispiel Telefonnummer und Öffnungszeiten. Listen von Beschäftigten, Namen und Kontaktdaten von Kontaktpersonen und Namen von Bearbeitern übernimmt das Programm nicht. Einträge, die es 14 Tage lang nicht erneuert hat, löscht es.
• Jede Woche: Gesetzestexte, Angaben zu Entscheidungen des Bundessozialgerichts und des Bundesverwaltungsgerichts und Fachliche Weisungen der Bundesagentur für Arbeit. Von einer Entscheidung speichert das Programm Angaben wie Gericht, Datum und Aktenzeichen, den amtlichen Leitsatz und den Link, nicht den vollen Text.
• Jeden Monat: Seiten und Nachrichten der Websites von Städten. Das Programm beachtet die robots.txt und Vorbehalte gegen Text und Data Mining. Lehnt eine Website den Abruf ab, lässt es die Stadt aus. Seiten mit Anmeldung, Seiten mit Formularen für eigene Eingaben und Seiten über Privatpersonen, zum Beispiel Traueranzeigen oder Glückwünsche, übernimmt es nicht. E-Mail-Adressen entfernt es aus den Texten. Bei jedem Lauf ersetzt es die Seiten einer Stadt durch den neuen Stand. Seiten, die die Stadt 70 Tage lang nicht bestätigt hat, zeigt die Anwendung nicht mehr.
• Jede Woche: ein Abgleich, ob sich die amtlichen Formulare geändert haben. Das Programm speichert dabei nur Prüfsummen und Prüfergebnisse.
• Fest eingebaut in die Anwendung: Kennzahlen von Wegweiser Kommune für 94 Städte und Landkreise und kurze Eckdaten zu häufigen Verwaltungsleistungen, zum Beispiel Fristen und Gebühren. Zu jeder dieser Angaben nennt die Anwendung die Vorschrift und den Tag, an dem wir den Text der Vorschrift gelesen haben.

Amtliche Formulare

Ein leeres amtliches Formular lädt unser Server von der Website der Behörde und gibt es an Ihren Browser weiter. Er lädt nur Formulare aus seiner eigenen Liste und hält sie bis zu 24 Stunden vor. Die Behörde sieht dabei die IP-Adresse unseres Servers, nicht Ihre. Ihre Angaben trägt Ihr Browser auf Ihrem Gerät in das Formular ein. Diese Angaben sendet er dafür nicht an unseren Server.

In Ihrem Browser

Ihr Browser speichert auf Ihrem Gerät:

• Ihre Gespräche, in Ihrer Fassung und in der Fassung mit Platzhaltern,
• die Zuordnung der Platzhalter zu Ihren echten Angaben,
• Ihr Profil für Formulare, wenn Sie eines anlegen,
• Ihre Vorgänge unter «Meine Vorgänge»: gespeicherte Pläne und Leistungen mit Ort, Schritten, Daten und Unterlagen,
• Erinnerungen an Fristen, abgehakte Punkte in Checklisten und Ihre Einstellungen.

Sie legen fest, wie lange Ihr Browser Gespräche aufbewahrt: einen Tag, 7, 30 oder 90 Tage oder bis Sie sie löschen. Voreingestellt ist: bis Sie sie löschen. Diese Frist gilt nur für Gespräche. Vorgänge, Erinnerungen und abgehakte Punkte bleiben, bis Sie sie löschen. Einzelne Gespräche oder alle Gespräche löschen Sie jederzeit in der Anwendung. Alle Daten löschen Sie in den Einstellungen Ihres Browsers.

Wer Ihren Browser benutzen kann, kann diese Daten lesen. Ihr Profil können Sie mit einer Passphrase verschlüsseln. Auf einem gemeinsam genutzten Gerät stellen Sie eine kurze Aufbewahrung ein oder nutzen ein privates Fenster.

Was wir protokollieren

Am Rand unseres Netzes

Die verschlüsselte Verbindung endet an einem Reverse-Proxy am Rand unseres Netzes. Die Innovius UG betreibt ihn selbst. Zur Abwehr von Angriffen protokolliert er jede Verbindung mit IP-Adresse und Zeitpunkt. Der Eintrag enthält nicht die aufgerufene Seite und keine Inhalte. Diese Protokolle bleiben auf unseren eigenen Systemen, und wir löschen sie nach spätestens 31 Tagen.

Hinter dem Reverse-Proxy laufen die Daten nur zwischen unseren eigenen Systemen. Der interne Router dort führt keine Zugriffsprotokolle.

Diese Website

Unser Webserver schreibt für jede Anfrage an diese Website einen Eintrag ohne IP-Adresse: Zeitpunkt, Domain, Anfragemethode, Pfad ohne Parameter, Statuscode und Datenmenge. Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Auf buergerpilot.de, buergerpilot.at, buergerpilot.ch und civcnct.com leitet unser Webserver einige Anfragen an die Anwendung weiter. Das sind Anfragen an den MCP-Server (/mcp), an die Schnittstelle (/api) und an die Dateien, mit denen KI-Assistenten die Anwendung finden. Auch diese Anfragen protokolliert er in diesem Format, also ohne IP-Adresse und ohne Parameter. Ihre IP-Adresse gibt er an die Anwendung weiter. Die Anwendung schützt sich damit vor Überlastung.

Die Anwendung

Die Anwendung führt kein Zugriffsprotokoll. Ihre technischen Protokolle enthalten Angaben zum Betrieb, zum Beispiel Zeitpunkt, Land und Sprache, das genutzte KI-Modell, Name und Dauer eines Werkzeugs, Fehlerarten und Zahlen. Eine solche Zahl ist zum Beispiel, wie viele Angaben ShinrAI ersetzt hat. Bei Werkzeugen zu Gesundheit, Pflege, Beratung, Rechtshilfe und Schulden steht statt des Namens nur ein allgemeiner Vermerk.

Ob eine Schutzfunktion angeschlagen hat, etwa bei einer Notlage, steht bei keiner einzelnen Frage. Dafür schreibt die Anwendung nur Summen, frühestens nach 10 Minuten und fünf Fragen.

Die Protokolle sind so eingerichtet, dass sie keinen Text Ihrer Fragen und Antworten, keine Suchbegriffe und keine IP-Adressen enthalten. Sie bleiben auf unseren eigenen Servern. Wir leiten sie an keinen Protokolldienst weiter. Der Server überschreibt sie fortlaufend, sobald sie eine feste Grösse erreichen. Eine feste Aufbewahrungsfrist gibt es noch nicht.

Die Sicherungen unserer Server enthalten auch diese Protokolle. Die Sicherungen bewahren wir etwa vier Wochen auf.

Die Programme, die öffentliche Daten laden, protokollieren Zahlen, Namen von Städten und Fehlerarten. Sie verarbeiten keine Fragen von Nutzerinnen und Nutzern.

Bei Microsoft

Microsoft prüft Anfragen an den Azure OpenAI Service automatisch auf Missbrauch. Dafür kann Microsoft die Anfragen bis zu 30 Tage speichern. Das gilt nicht, wenn Microsoft für unseren Zugang eine Ausnahme genehmigt hat. Die Anfragen enthalten den Text mit den Platzhaltern von ShinrAI, keine IP-Adresse und keine Kennung von Ihnen.

Grenzen des Schutzes

• ShinrAI erkennt nicht jede persönliche Angabe. Die Erkennung hängt auch von der Sprache ab. In einigen Sprachen erkennt ShinrAI nur feste Muster wie E-Mail-Adressen, Telefon- und Kontonummern. Namen und Anschriften kann ShinrAI dort übersehen. Die Anwendung zeigt in diesen Sprachen einen Hinweis.
• Ort, Postleitzahl, Datumsangaben und einige Begriffe zu Gesundheit oder Religion bleiben lesbar, weil die Auskunft sie braucht.
• Pseudonymisierte Daten sind weiterhin personenbezogene Daten im Sinne des Datenschutzrechts.
• Die Anwendung erkennt nicht jede Notlage. In einer akuten Notlage rufen Sie bitte direkt den Notruf 112 an.
• Die Werkzeuge von Bürgerpilot sind auch in Ihrem eigenen KI-Assistenten nutzbar, über das Model Context Protocol (MCP). Dann verarbeitet der Anbieter des Assistenten Ihr Gespräch nach seinen eigenen Bedingungen. ShinrAI schützt nur den Weg über unseren Server.
• Die Spracheingabe nutzt die Spracherkennung Ihres Browsers. Je nach Browser sendet der Browser Ihre Sprache dafür an seinen Hersteller. Wir erhalten kein Audio, nur den Text, den Sie absenden.
• Öffnen Sie einen Link zu einer Behörde oder einem Online-Dienst, verbindet sich Ihr Browser direkt mit dieser Website. Dort gelten deren Regeln zum Datenschutz.
• Websites von Städten nennen manchmal Namen und Telefonnummern von Personen, zum Beispiel von Beschäftigten der Stadt. Solche Angaben bleiben in unserer Kopie und können in einem kurzen Auszug in einer Antwort stehen.
• Unsere Kopien öffentlicher Daten können veraltet sein. Antworten aus diesen Kopien nennen deshalb ihren Stand.

Fragen und Hinweise

Fragen zum Datenschutz senden Sie an privacy@civcnct.com. Sicherheitslücken melden Sie bitte an security@civcnct.com.

Diese Seite beschreibt die Technik. Für diese Website gilt die Datenschutzerklärung. Für die Anwendung gilt ihre eigene Datenschutzerklärung.